Focus. L’ufficio “digitale”

Focus. L’ufficio “digitale”

Ufficio digitale

CISL FP da alcuni anni ha promosso un forte processo di digitalizzazione, introducendo nuovi strumenti ed applicativi. L’archiviazione di documentazione e file, che avveniva utilizzando server locali e PC in dotazione al personale presenti nello stabile della Federazione, è stata sostituita nel 2018 da Google Drive, che permette l’archiviazione e la condivisione di file multimediali, utilizzabili via web da tutti i dispositivi associati a quello spazio.

Durante tutto il periodo della pandemia Google Drive ha permesso al personale dipendente di proseguire il regolare svolgimento del lavoro di tutti i dipartimenti, anche da remoto.

Nel 2021 la digitalizzazione degli uffici e delle attività si è ulteriormente sviluppata, adottando l’utilizzo di nuove app e software oltre a quelle già in dotazione, fruibili sia dal personale in sede che da quello in Smart Working.

Attraverso l’utilizzo dell’applicazione Google Chat, presente nella suite di app Google in dotazione ai dipendenti ed ai collaboratori, sono state costruite delle stanze virtuali corrispondenti ai dipartimenti operativi della CISL FP, e questo ha permesso un’evoluzione del lavoro in team attraverso la condivisione di conoscenze ed idee utili alla progressione ed all’avanzamento dei progetti, favorendo la collaborazione e la discussione ovunque si trovino i lavoratori, e qualunque dispositivo fisso o mobile si abbia a disposizione.

Questo sistema in continuo sviluppo ha permesso di trasformare questi applicativi da strumenti emergenziali adottati nelle complicate fasi del Covid-19, in strumenti appartenenti alla normalità quotidiana del personale della Cisl FP.

Nei Dipartimenti è stato implementato anche l’applicativo Google Tasks, che attraverso l’assegnazione di compiti e mansioni, permette il tracciamento e l’avanzamento delle attività e dei progetti, che vengono assegnati da quadri e dirigenti ai lavoratori dei Dipartimenti.

Inoltre, la sincronizzazione dei calendari e delle agende ha permesso una migliore organizzazione delle riunioni, ed ha permesso tramite Google Meet la partecipazione in videoconferenza anche a tutti i lavoratori non presenti fisicamente all’interno degli uffici.

Il personale è stato dotato anche dell’applicativo ZConnect, che collegato ai sistemi in dotazione all’Ufficio del personale ha consentito ai dipendenti l’uso di un badge digitale per la rilevazione delle presenze anche per chi è in smart working, ed ha portato un nuovo sistema rapido e sicuro di consultazione dei propri documenti personali come le buste paga che prima venivano spediti tramite e-mail mensilmente.

Google Workspace

Software ripartizione contributi centralizzati

La ripartizione mensile tra i vari livelli della nostra Federazione, delle trattenute sindacali provenienti dalle tessere centralizzate, è stata effettuata per anni attraverso processi di lavorazione che utilizzavano molteplici file, in differenti formati, provenienti dalle varie Amministrazioni pubbliche interessate e dalla banca che effettua mensilmente il riparto automatico dal conto cieco nazionale.

Questa fondamentale operazione richiedeva una tempistica di lavoro fra i venti ed i venticinque giorni, e la lavorazione manuale già descritta poteva presentare errori di natura umana.

Nel 2021 la Cisl FP ha investito sullo sviluppo di un software dedicato, pensato e costruito appositamente per automatizzare queste lavorazioni. L’architettura del software, poiché estremamente complessa, ha coinvolto fortemente l’ufficio Tesseramento per far si che gli sviluppatori potessero lavorare al meglio rilasciando un applicativo potente e funzionale che:

  • fosse in grado di ripartire in maniera automatizzata i flussi economici relativi alle tessere centralizzate
  • potesse generare l’elenco dei bonifici da inviare alla banca per il versamento delle quote di competenza di ciascuna federazione
  • potesse inviare automaticamente, alle strutture regionali e territoriali della Cisl FP, la documentazione amministrativa e l’elenco dei nominativi comunicati dalle Amministrazioni relativi alle trattenute ripartite.

Iscrizioni online – Tessere speciali

Nel 2021 è andato avanti il progetto che prevede la diffusione e l’utilizzo del modulo di iscrizione online, disponibile sui canali ufficiali CISL FP, tra i delegati e gli RSU CISL FP presenti su tutto il territorio nazionale, con l’obiettivo di andare a sostituire i vecchi moduli di iscrizioni cartacei, per permettere a chiunque e da qualunque luogo di potersi associare utilizzando i propri dispositivi informatici.

Il 2021 ha visto una crescita dell’utilizzo di questo nuovo sistema di adesione, e sono state raccolte circa 1.100 adesioni.

È proseguito nel 2021 anche il progetto delle tessere speciali dedicate alle persone disoccupate o che non appartengono ai comparti di competenza della CISL FP, per permettere a tutti di poter accedere ai corsi di formazione per i concorsi indetti dalla Pubblica Amministrazione ed a tutti gli altri servizi in convenzione. Nel corso dell’anno, 1.698 persone hanno scelto la CISL FP con questa modalità.